Las comunidades de propietarios tienen que tener certificado digital.

Una de las principales novedades de la nueva Ley de Procedimiento Administrativo, Ley 39/2015 que entró en vigor el 2 de octubre de 2016 (en adelante LPAC) es la obligación de todos los sujetos, salvo las personas físicas, de relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas. Hasta ahora estaban obligadas las personas jurídicas, pero a partir de ahora lo están también entre otros:

Las entidades sin personalidad jurídica como Comunidades de Propietarios, Comunidades de Bienes, Sociedades Civiles, las uniones temporales de empresas, herencias yacentes…..

Esta obligación supone:

A. La presentación obligatoria toda clase de documentos y solicitudes a través de los diversos Registros Electrónicos de las Administraciones.

B. La recepción obligatoria de las notificaciones de forma electrónica.

El ámbito de aplicación es el conjunto del sector público, por lo que afectará a las relaciones con la Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Administración Local y sector público Institucional. Incluyendo Hacienda, Gerencias de Urbanismo, no así la Administración de Justicia, no afectada por la LPAC.

Cada vez que una comunidad notifique a la Administración Pública un documento en papel, podría ser multada con 250 €.

Para poder relacionarse electrónicamente con las administraciones, a las comunidades de propietarios se hace necesario dotarse de un sistema de identificación electrónica o bien apoderar a un tercero y que mejor que este sea el administrador de fincas.

Para obtener el certificado electrónico necesario para acceder al buzón, se debe acceder a la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (http://www.fnmt.es) y seguir los pasos que se indican a continuación:

1. Certificado raíz

Entrar en el apartado de “Representante de Entidad Sin Personalidad Jurídica”.
Rellenar el formulario haciendo constar el CIF de la comunidad de propietarios y una dirección de correo electrónico.
En dicha dirección de correo se recibirá un ” código de solicitud” con el cual deberá personarse en la Agencia Tributaria para obtener el código definitivo que le permitirá descargar el certificado electrónico.

2. Comparecencia.

Deberá realizarla personalmente el presidente de la comunidad, quién deberá aportar el original del Libro de Actas para acreditar que su cargo está vigente, y el código de solicitud recibido por correo y su NIF.

3. Apoderamiento.

En unas horas desde su comparecencia y en el mismo ordenador dónde se solicitó el certificado raíz se puede descargar el certificado. Sí su comunidad está gestionada por un administrador de fincas, lo más práctico es que sea él quien tenga acceso al buzón de notificaciones, para evitar que tenga que estar pendiente de ello el presidente.
Para ello, una vez obtenido el certificado electrónico a nombre de la comunidad, es posible ” apoderar telemáticamente” al administrador, de forma que sea él, entre otros quien tenga acceso a todas las notificaciones recibidas por la comunidad.

Se puede realizar este apoderamiento dirigiéndose a la web de la Agencia Tributaria y pulsando los enlaces ” Apoderar y otorgar representación” y ” Apoderamiento para la realización de trámites y actuaciones en materia tributaria por internet” se encuentran dentro de ” trámites destacados”. Una vez allí, rellenar el formulario que aparece en el apartado “alta de poder general para trámites tributarios”, haciendo constar el NIF de la persona a la que quiere apoderar para recibir las notificaciones.

Es completamente prioritario que las Juntas Generales de las diferentes Comunidades de Propietarios que gestiona cada administrador de fincas faculten a alguien para representar a la comunidad en las relaciones telemáticas con las diferentes Administraciones Públicas. La posibilidad de facultar al presidente es poco viable, este cargo suele cambiar cada año, por lo que interesante es que sea el administrador de fincas.

Fuente: Luis E. Jos Gallego.

Inspector de Hacienda del Estado. Administrador General de Gestión Financiera A12 Junta Andalucía. Economista y Auditor de Cuentas